Doeleinden en grondslagen van de gegevensverwerking

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en verdiepen van de relatie met Emercify. Hoe ver uw relatie met Emercify gaat, bepaalt u grotendeels zelf. Indien u als medewerker van een lidbedrijf actief deelneemt aan activiteiten van Emercify, bijvoorbeeld in commissies of werkgroepen, dan zullen wij u ook vaker benaderen met daaraan gerelateerde vragen, informatie of kennisuitwisseling. Daarnaast worden gegevens van lidbedrijven verwerkt als onderdeel van het lidmaatschap. Zo kunnen uw contactgegevens gedeeld worden met andere leden, en kunt u benaderd worden voor activiteiten en informatie over Emercify. Indien u iets bestelt via de website, dan gebruiken we die gegevens om u het product te sturen en voor de financiële afhandeling. Indien u geen prijs (meer) stelt op bepaalde informatie of contact, dan kunt u dat altijd aangeven en zullen wij, waar mogelijk, zo snel mogelijk dergelijke verwerkingen van uw gegevens stopzetten.

Indien u zich via de website, of op een andere manier, opgeeft voor een activiteit van Emercify, bijvoorbeeld een bijeenkomst, een product bestelt of gebruik maakt van onze diensten, dan kunnen wij uw gegevens ook verder gebruiken voor het digitaal toezenden van daaraan gerelateerde, relevante informatie, waaronder informatie over lidmaatschap van Emercify.

Indien u deelneemt aan een evenement van Emercify of georganiseerd door Emercify, kunnen na inschrijving bij dit evenement uw naam, organisatie en functie worden gedeeld met andere deelnemers aan dit evenement.

Indien uw organisatie lid is van Emercify, dan worden uw gegevens verwerkt als noodzakelijk onderdeel van de uitvoering van de rechten en plichten voortvloeiend uit het lidmaatschap of op grond van de wet. Daarnaast heeft Emercify een gerechtvaardigd belang om diegenen die hun gegevens verstrekt hebben om een product of dienst te kunnen ontvangen (zoals een bestelling, het bijwonen van een event, deelname aan een commissie of anderszins), aanvullende informatie te sturen over Emercify zo lang de desbetreffende persoon niet heeft aangegeven daar geen prijs meer op te stellen, na een periode van twee jaar zal aan de betrokkenen worden gevraagd over ze hier nog belangstelling voor hebben.

Welke gegevens worden verwerkt

Voor elke dienst vragen we u om bepaalde gegevens in te vullen. De velden die gemarkeerd zijn met een * zijn verplicht. Die gegevens heeft Emercify nodig voor de uitvoering van de dienst. Zo is een geldig e-mailadres nodig voor het toesturen van de nieuwsbrief, en zijn contact- en factuurgegevens nodig voor het bestellen van een product of dienst. In een aantal gevallen vragen wij aanvullende gegevens over het bedrijf die niet verplicht zijn. Die gegevens worden gebruikt om meer inzicht te krijgen in het soort organisaties die diensten bij Emercify afneemt, zodat wij onze diensten kunnen verbeteren en de doelstellingen van de vereniging beter kunnen invullen.

Foto’s

Indien u deelneemt aan, of aanwezig bent bij, een evenement van Emercify, dan kunnen er mogelijk foto’s gemaakt worden welke in sommige gevallen gepubliceerd worden. Hierop kunt u mogelijk herkenbaar in beeld staan. Deze foto’s dienen niet ter identificatie van de deelnemers van een evenement. Ze dienen slechts als middel om de nieuwswaarde van het evenement te verhogen en om een sfeerindicatie te geven. We maken en publiceren deze foto’s op grond van ons gerechtvaardigd belang. Hierbij maken we telkens een afweging tussen ons eigen belang voor het maken en publiceren van de foto’s en het belang van de betrokkene om niet in beeld te zijn. Ook zullen de deelnemers bij de betreffende evenementen van te voren geïnformeerd worden over het maken van foto’s. Wanneer u als deelnemer niet in beeld wilt komen, dan houden wij hier rekening mee tijdens het evenement. Daarnaast is het mogelijk om u naderhand te verzetten tegen het gebruik van de gemaakte foto’s. Wanneer u hier herkenbaar op in beeld bent gebracht zullen, deze offline worden gehaald.

Bewaartermijnen

Wanneer iemand zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, bewaart Emercify de persoonsgegevens gedurende de termijn waarin diegene zich niet heeft afgemeld voor de nieuwsbrief. Daarnaast zal Emercify de persoonsgegevens bewaren voor de termijn waarin zij dit relevant acht in het kader van haar dienstverlening. Bovengenoemde termijnen gelden tenzij Emercify op grond van een wettelijke bepaling verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.

Gebruik besloten gedeelte website

Indien u medewerker bent van een lidbedrijf van Emercify, dan kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord krijgen om in te loggen op het besloten gedeelte van de website. Als gebruiker bent u zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de gebruikersnaam en het wachtwoord. Wij gaan er vanuit dat een persoon die zich aanmeldt met een gebruikersnaam en wachtwoord, bevoegd is tot het gebruik daarvan. Wanneer een gebruiker vermoedt dat het wachtwoord bij onbevoegden bekend is, dient de gebruiker Emercify hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen zodat er maatregelen genomen kunnen worden.

Gegevens over gebruik van de website en cookies

Functionele cookies

Op de website wordt gebruik gemaakt van functionele cookies om u als gebruiker van onze website in staat te stellen de functionaliteit van de website te gebruiken. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het tonen van de gevraagde webpagina’s en de bijbehorende functionaliteiten, dan wel voor het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening.

Websiteanalyse met Google Analytics

Op de website van Emercify worden bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Deze gegevens worden gebruikt om de website te optimaliseren. Om analyses uit te voeren maken wij gebruik van Google Analytics. Daarbij maken wij gebruik van de privacy-vriendelijke instellingen van Google. De resultaten hiervan zullen door Google anoniem aan ons ter beschikking worden gesteld. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Privacy Shield, dit zorgt ervoor dat bij het verwerken van uw gegevens door Google in de VS een gepast niveau van gegevensbescherming wordt gehandhaafd. Meer informatie over de privacygevolgen hiervan is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

U kunt uw toestemming voor het gebruik van deze webanalyses intrekken door de Google Analytics Opt-out Add-on te downloaden.

Marketing cookies

Wij maken gebruik van Google Analytics, Sendgrid, Facebook Pixels, LinkedIn Pixels, Google Gsuite, Vimeo en andere diverse tools voor het optimaliseren van onze marketing en website functionaliteiten.

Websites van derden

Op de website zijn mogelijk hyperlinks opgenomen naar websites van derden, zoals YouTube, LinkedIn, Facebook en diverse nieuwbronnen. Hoewel deze website(s) met zorg geselecteerd zijn, draagt Emercify geen verantwoordelijkheid ten aanzien van deze derden en de manier waarop zij met (persoons)gegevens omgaan. Op het gebruik van dergelijke websites van derden is de privacyverklaring van de betreffende derde van toepassing. U dient de privacyverklaring van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met uw persoonsgegevens.

Nieuwsbrief

U kunt zich via de website aanmelden voor de algemene nieuwsbrief van Emercify. Hiermee informeren wij geïnteresseerden over ontwikkelingen die relevant zijn voor de ICT-sector. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Uitnodigingen en overige e-mails

Indien u ledencontactpersoon bent bij uw organisatie of indien u deelneemt aan een betaalde activiteit van Emercify, zullen wij uw e-mailadres gebruiken om u te informeren over relevante workshops, dienstverlening, producten en dergelijke. Daarnaast heeft Emercify enkele mailing lists rond specifieke onderwerpen waaraan wij u kunnen toevoegen op uw verzoek, of omdat dit voorkomt uit activiteiten in het kader van uw lidmaatschap. U kunt altijd aangeven geen e-mails meer te willen ontvangen door u direct af te melden voor een mailing list, of door contact op te nemen met ons secretariaat.

Verstrekking aan derden

Emercify verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen anders dan op grond van de wet, op uw verzoek of aan verwerkers die in opdracht van Emercify bepaalde werkzaamheden verrichten (zoals de mailtoolprovider, de CRM-provider, hostingpartij en IT-beheerder).

Informatieverzoeken, inzage, correctie en recht van verzet

U kunt ons schriftelijk of per e-mail op de hoogte stellen indien u niet meer wilt worden benaderd met informatie over onze producten. Indien u meer informatie wilt over Emercify, ons privacybeleid, of een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering wilt doen, neem dan contact op via onderstaand adres. Hier kunt u ook terecht als u een klacht wilt indienen. Klachten over verwerkingen kunnen ook worden ingediend bij de nationale privacytoezichthouder.

 

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Emercify adviseert de gebruiker dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. De huidige privacyverklaring is bijgewerkt op 19 juni 2020.